Je werkt bij de personeelsingang en bent het visitekaartje en het eerste aanspreekpunt van het Van Gogh Museum. Bij jouw balie komen medewerkers naar binnen, maar ook allerlei gasten, zoals genodigden voor het kantoorgedeelte, filmploegen, sollicitanten, sponsoren, VIPs, bezoekers en artiesten in het kader van evenementen. Verder komen er dagelijks leveranciers zoals onderhoudsbedrijven, cateraars en schoonmakers.
De nadruk van deze functie ligt op de toegangscontrole. Belangrijk in je rol is dat de veiligheid altijd wordt geborgd, in combinatie met een prettig en fijn ontvangst.
De receptie wordt zeven dagen per week bemand, van 7 uur tot minimaal 20 uur. Er wordt gewerkt in roosterdiensten. Je werkt in bedrijfskleding van het museum. Het kan ook voorkomen dat je bij onze andere receptie invalt, op de Gabriël Metsustraat (hoofdkantoor). Deze receptie wordt op werkdagen bemand van 8 uur tot 17 uur.
Wat ga je doen?
Je komt te werken in een ambitieuze en collegiale werkomgeving waar klantgerichtheid essentieel is. Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:
- Uitvoeren van toegangscontrole, waarbij het belangrijk is om toe te zien op een veilige en plezierige (werk)omgeving;
- Ontvangen en verwelkomen van collega’s, bezoekers en leveranciers;
- Contact hebben met interne en externe collega’s aan de balie en telefonisch;
- Werken met een draaiboek tijdens een event;
- Registreren van bezoekers, dienstverleners en het bijhouden van reserveringen in Topdesk (FMIS);
- Uitgeven van passen en sleutels, in- en uitschrijven collega’s, registreren van lockers;
- Ontvangen en registreren van pakketten;
- Verrichten van BHV-taken indien nodig.
Werkzaamheden hoofdkantoor (naast de hierboven genoemde taken):
- Diverse administratieve taken, zoals postverwerking, pakketten
verzenden via koeriers, (kantoor) artikelen en visitekaartjes
bestellen, museumkaarten uitgeven.
Wie ben jij?
- Een enthousiast en positief persoon met teamspirit;
- MBO werk- en denkniveau en ervaring met ontvangst;
- Je krijgt energie van het contact met mensen;
- Altijd op zoek naar oplossingen en in staat daarbij prioriteiten te stellen;
- Je kunt goed organiseren en bewaart het overzicht;
- Op alle niveaus kun je goed communiceren in het Nederlands en Engels, zowel in woord als geschrift;
- Kennis van de te beheren administraties, systemen en applicaties, zoals Word, Excel, Outlook, en bij voorkeur van TopDesk en Vecos;
- Klantvriendelijk en in staat om op verschillende niveaus te schakelen;
- In het bezit zijn van een BHV-diploma is een pré.
Waar kom je terecht?
In hartje Amsterdam kom je in een culturele, inclusieve en dynamische werkomgeving terecht waar je alle kansen kunt aangrijpen om het beste uit jezelf en je collega’s te halen.
Je staat midden in de facilitaire en museale operatie en hebt genoeg uitdagingen. We investeren in jou en samen krijgen we zaken voor elkaar. Jouw eigen inbreng wordt zeer op prijs gesteld.
Het betreft een aanstelling voor in eerste instantie één jaar met als uitgangspunt een vaste aanstelling.
Het fulltime salaris (36 uur) bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, minimaal € 2.526, - en maximaal € 3.006, - bruto per maand (schaal 4), exclusief 8% vakantietoelage, een goede pensioenregeling en 3,4% eindejaarsuitkering. De Museum CAO is van toepassing.
Stap je in?
Herken je jezelf in bovenstaand profiel en heb je deze vacature met enthousiasme gelezen? Dan zijn we erg benieuwd naar jouw reactie. We ontvangen je motivatie met CV (als pdf-bestand) én beschikbaarheid in dagen/uren graag uiterlijk 14 augustus 2024.